Debemos estar conscientes de las diferentes
maneras en que podemos estar minando nuestro tiempo. Así como existen maneras
de realizar las cosas, también las hay para asegurarse de que su realización no
se llevará a cabo.
Un hombre que trabaja mucho puede estar
realizando muchas cosas, o puede estar perdiendo completamente su tiempo. La
diferencia no resulta aparente para el observador casual. Una persona puede ser
muy activa y sin embargo perder su tiempo de las siguientes maneras:
No hacer nada
Esta afirmación de “no hacer nada” no es tan
ridícula como suena. La mayor parte de la gente se pasa la vida sin hacer nada,
cuando menos de acuerdo con una definición. Esa definición afirma que el solo
hecho de retener un empleo y hacer lo que se espera de uno en una forma
rutinaria, no tiene ningún valor, cuando menos por lo que respecta al
desarrollo del crecimiento de la organización. Esto es únicamente una función
necesaria, algo así como lo es la respiración para el animal.
Una pregunta que te puede ayudar a observar cómo
es que utilizas tu tiempo es ¿Qué es lo que has logrado hasta este momento en
tu vida?
¿Simplemente tuviste un empleo? Casi todo el
mundo hizo eso mismo; como ya dijimos, eso constituye algo semejante a la
respiración.
Muchas veces la posición por sí misma basta para
hacer a una persona idónea para aparecer en las listas. Pero no es ningún
secreto que muchas posiciones de gran importancia se obtienen sin alcanzar
ningún logro notable, sino más bien por tener la buena suerte de encontrarse en
el sitio correcto en el momento propicio, mediante un matrimonio adecuado, por
la prestación de un servicio prolongado y leal, por tener aptitud política, por
el hecho de que el precio era el correcto o de que no había otra persona mejor
disponible en ese momento. Esto no significa que estos métodos estén
completamente equivocados. Pero tampoco indican que la persona favorecida haya
logrado algo.
Tanto los animales como los seres humanos son
afectos a engañarse a sí mismos. Si no nos agrada una cosa, como por ejemplo un
problema difícil que debemos enfrentar, simulamos que no existe con la
esperanza de que desaparezca. Sin duda alguna, esta es una de las causas que
motivan la falta de acción. Y no solamente fracasamos en la resolución del
problema de que se trate, sino que también afectamos el resto de nuestro
trabajo imponiéndonos la carga de una culpa inconsciente o inclusive a veces
consciente.
Por el contrario, el tratar de hacer todo, el
intentar complacer a toda la gente, algunas veces alcanza los mismos resultados
que se obtienen cuando no se hace nada. El efectuar trabajo repetitivo puede se
productivo pero no creativo; no desarrolla ni al individuo ni a la empresa.
Realizar la actividad equivocada
¡Es tan frecuente cometer el error de confundir
la actividad con realización!
Probablemente les pueda parecer que el hecho de
correr en todas direcciones sea preferible a permanecer puramente pasivo, pero
es una lástima que se malgaste tan infructuosamente un porcentaje tan elevado
de tiempo. Estas son las personas que se apresuran a dar soluciones a problemas
que todavía requieren de una definición, y sus soluciones se convierten a su
vez en algunos casos, en problemas. Se desperdician grandes cantidades de
energía resolviendo problemas que no necesitan solución o que ya han sido
resueltos.
Por un lado se encuentran aquellas personas que
poseen menos energía y desempeñan las actividades equivocadas. Son las personas
que dedicarán un año a trabajar sobre un problema que ya ha sido resuelto, y
notificado públicamente, por otra persona. Se les puede encontrar estudiando
los efectos de los problemas en lugar de haber dedicado el mismo tiempo a la
investigación de las causas.
Desafortunadamente, hay algunas personas que se
dan cuenta de que no pueden realizar algo grande ¡pero tratan de compensar esto
haciendo algo pequeño con mucho alarde!
No confundamos realizar las cosas con llegar muy
cerca de esa realización. La persona que es capaz de volverse más productiva no
es aquella que siempre tiene que apresurarse para alcanzar su avión o que
siempre llega tarde a una junta. Muchas veces sucede todo lo contrario: su
tiempo está lo suficientemente bien organizado para permitirle evitar presiones
de esa naturaleza.
Desempeñar la actividad correcta en forma
equivocada
El primer paso del “método científico”, ese
sistema que tanta gente utiliza para tomar decisiones sin darse cuenta de su
nombre formal o de su origen, es la señalación precisa del problema. Aquellas
personas que se obligan a sí mismas a tomar ese primer paso, con frecuencia
encuentran que el problema se resuelve en el proceso de definirlo.
Pues bien, supongamos que estamos trabajando con
los problemas correctos y que éstos han sido definidos apropiadamente. Existen
muchas maneras en las que se puede llevar al cabo un intento erróneo en la
solución de un problema y aquí tenemos unos cuantos que vale la pena considerar
en este momento:
1. Pretender solucionar el problema antes de
reunir todos los datos necesarios.
2. Omitir la referencia al objetivo fundamental
de la organización.
3. Trabajar sin asignar prioridad; otras cosas
pueden requerir de atención inmediata.
4. Dedicar demasiado tiempo, tal vez por tratarse
de un asunto agradable.
5. Trabajar personalmente en el problema cuando
podría delegarse a un subordinado.
6. Permitirse una complicación emocional en el
problema para controlar el resultado.
Duplicación
Podemos caer en la trampa que representa la
duplicación. ¿Hay alguna otra persona en la organización que ya esté trabajando
sobre el mismo problema? ¿Fue resuelto con anterioridad en alguna otra rama de
la empresa? ¿Ha habido cuerpos de investigación, tales como el gobierno o
alguna universidad, que hayan resuelto el problema o cuando menos efectuado
estudios que sería absurdo duplicar y que se encuentran disponibles con sólo
solicitarlos? ¿Ha sido resuelto el problema en algún otro país, haciendo
posible disponer de la solución para traducirla? Tal vez la idea debiera
recibir una prueba en alguna parte, o esté siendo examinada antes de emprender
un análisis detallado. Mucha gente se precipita a realizar un trabajo
complicado sin tomarse el tiempo de buscar siquiera los materiales
fundamentales de referencia.
Existen organizaciones de servicios que pueden
proporcionarle literatura o abstractos, inclusive a nivel mundial, sobre
prácticamente cualquier tema que necesites, además de que actualmente contamos
con el maravilloso mundo de Internet para averiguar prácticamente cualquier
cosa.
El exceso de detalles
Este punto, en el polo opuesto, es extremadamente
común, particularmente cuando se trata de cifras. Una buena regla,
generalmente, consiste en que nada debe detallarse más de lo que uno está
dispuesto a considerar acerca de un asunto del cual se sabe lo mínimo. Como un
ejemplo, podemos pensar en dos métodos de cálculo de costo para un nuevo
producto, uno con detalles precisos pero excesivos de poner hasta centésimas y
milésimas de centavos y el otro con cantidades redondeadas en centavos. Los
datos excesivos no sólo desperdician el tiempo de la persona que los prepara,
sino también el de la que los emplea.
Naturalmente, pormenorizar demasiado puede
expresarse más fácilmente en palabras que en números. No es realmente necesario
citar un ejemplo en esto (¡tal vez haya algunos de ellos sobre su escritorio en
este momento!).
Cada artículo que llama la atención tiene un
valor en tiempo. Tu tratas de tasar ese valor y dar a un tema una cantidad de
tiempo relativa a la ganancia potencial que puede brindarte. El detalle, por
consiguiente, puede ser controlado por medio del tiempo que asignes a un
problema.
Si, por ejemplo, resultara de alguna ayuda para
tí averiguar cómo se ha excedido el tiempo extra, solicita analizar los totales
de cada departamento correspondientes al mes anterior, en lugar de hacerlo con
un reporte diario de cada empleado.
Dejar las cosas inconclusas
Debido a razones psicológicas basadas en la falta
de seguridad, para muchas personas es difícil decidirse a terminar los
proyectos. La práctica de dejar las cosas inconclusas es generalmente el
resultado de un deseo de terminar de una buena vez con un problema laborioso o
desagradable para así poder continuar con otras cosas mucho más placenteras y
reconfortantes. El resultado de esto consiste en que nos detenemos
prematuramente y podemos considerar que un problema está resuelto, habiendo
evaluado algunas, pero no todas las alternativas.
La falta de perspectiva absoluta puede
manifestarse también de otra manera, cuando nos aferramos a los trabajos que se
nos asignan como si fueran símbolos de la seguridad de nuestro empleo.
Posiblemente tengamos el temor de que, cuando el encargo esté concluido, no
habrá más trabajo que hacer para nosotros y seremos despedidos, o que el
encargo comprobará que somos incompetentes, trayendo consigo el mismo resultado
desafortunado. Pero visto desde un ángulo positivo, desde luego, deberíamos
querer terminar para aumentar un sólido tablón más en la plataforma de éxito
sobre la cual nos proponemos pararnos.
Inexactitud
Abordar el trabajo asumiendo una actitud descuidada puede llevar a resultados mucho más lamentables de los que se obtienen no haciendo nada; esto alienta la acción equivocada más que la simple falta de acción. No existe absolutamente ningún conflicto entre realizar las cosas y ser exacto; después de todo, ¡si una cosa no es correcta, no está realmente hecha! La exactitud tampoco significa pormenorizar en exceso, significa proporcionar detalles suficientes.
La exactitud constituye una habilidad. Algunas
personas piensan que la época del artesano ya pasó y en verdad ya ha pasado
para casi toda la gente. ¡Pero aquella persona que va a realizar las cosas será
un artesano!
La acción efectuada en base a un reporte inexacto
puede ocasionar una pérdida mucho mayor que la falta absoluta de información.
Cuando existe una reconocida falta de información, cuando menos la acción
efectuada será moderada y el desarrollo del artículo se observará muy
cuidadosamente con objeto de que se pueda llevar al cabo la acción correctiva
lo más pronto posible. Pero cuando se toma una decisión basada en datos
imprecisos garantizados por una persona de confianza, entonces se corren
mayores riesgos durante períodos más prolongados, de manera que el costo puede
resultar muchísimo más elevado.
En tus estudios y reportes, indica tus
apreciaciones sobre la naturaleza de cualquier error incorporado y la magnitud
de sus posibles efectos. El grado de exactitud que pueden permitirse tu y tu
empresa, naturalmente, estará determinado por el tiempo que emplees en el
asunto, lo cual a su vez constituye una función de tu potencial económico
total.
¡Aprende a evitar estas
maneras de desperdiciar el tiempo! Aprende a organizar tu tiempo,
actividades y pendientes para que logres tus metas y alcances el éxito en todas
las áreas de tu vida.